همانطور که در قسمت های بالا گفته شد؛ دفاتر قاونی شامل تمامی اطلاعات بدهکاری و بستانکاری و کلیه اطلاعات مالی شرکت ها و مجموعه ها می باشد. دفاتر قانونی شامل دو دسته دفاتر قانونی رسمی و دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی می باشد.

دفاتر رسمی: دفاتری هستند که براساس قانون الزام برای تهیه و تنظیم آن ها وجود دارد و در مجموع به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.

دفاتر غیر رسمی: دفاتری هستند که تهیه آن ها الزامی نیست و برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها به نگارش در می آیند که دفتر معین از جمله معروف ترین دفاتر غیررسمی می باشد. سند رسمی برای کاهش اشتباهات و خطاهای حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آن ها و چک کردن آن ها بر اساس نیاز می باشد. دفاتر قانونی، کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی، اعم از تاریخف مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهد. تمام واحد های اقتصادی باید دارای دفاتر روزنامه و دفاتر کل باشند و دراین امر اجباری قانونی وجود دارد و همینطور اسناد قابل مستند هستند. دفاتر حسابداری، اطلاعات مالی را به ترتیب زمان رخداد بسه بندی می کنند. این دفاتر دارای انواع مختلفی می باشند که در این بخش به معرفی هر یک از آن ها می پردازیم.

دفتر روزنامه: دفتری است که تمام معاملات و تراکنش های مالی را به ترتیب سال وقوع به ثبت می رساند. ساختار دفتر روزنامه متشکل از تعدادی ستون می باشد که هر یک از این ستون ها شامل شماره سند، تاریخ، مبالغ بدهکاری و بستانکاری و شرح رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می شوند. در ستون شرح رویداد، شرح مختصری از رویدادهای مالی و نام حسابی که بدهکار و یا بستانکار استف نوشته می شود.

دفتر کل: به علت متنوع بودن داده های حسابداری در دفتر روزنامه، یافتن نوع خاصی از رویدادهای مالی در شرکت های بزرگ با حجم معاملاتی بالا، کاری دشوار است. این نقص و محدودیت در دفاتر روزنامه، باعث تشویق حسابداران به استفاده از دفتر کل می شود. دفتر کل برای هر حساب، صفحه ای جداگانه در نظر گرفته است که تمامی عملیات و شرح رویدادهای یک حساب، به ترتیب زمان رویداد در یک صفحه جایگذاری می شوند. لازم به ذکر است که در دوره حسابداری مقدماتی که در آموزشگاه ما در حال برگزاری می باشد نحوه انتقال اطلاعات از دفاتر روزنامه به دفاتر کل آموزش داده شده است. اگر قصد آموزش این دوره را دارید در سایت ما به نشانی www.gaambartar.com مراجعه کنید.